זכות הגישה של הציבור לחומר הארכיוני נקבעה בחוק הישראלי עוד בשנת 1955, במסגרת חוק הארכיונים. ב-1966 נקבעו לראשונה תקנות העיון בחומר הארכיוני, שהסדירו את הגישה לארכיונים הממשלתיים.

חוק הארכיונים

תחום הארכיונים הממשלתיים והציבוריים במדינת ישראל מוסדר בחוק הארכיונים ובתקנות הנלוות אליו. החוק מהווה את המסגרת המשפטית, המינהלית והמקצועית לניהול המערכת הארכיונית במדינה. הוא קובע עקרונות לטיפול במסמכים ובתיעוד השמור בארכיונים ממשלתיים וציבוריים אחרים במדינת ישראל: עקרונות בדבר הטיפול במסמכים שבידי משרדים ממשלתיים ומוסדות המדינה, העברתם לארכיון, רישום, פיקוח ושמירה עליהם, העתקתם וביעורם. החוק גם קובע את קיומם של כמה מוסדות שאמונים על ביצוע הוראותיו, המרכזיים שבהם הם ארכיון המדינה (המכונה בחוק "הגנזך") והעומד בראשו – גנז המדינה.

חוק הארכיונים קובע את הכלל המנחה בנוגע לגישת הציבור לחומר השמור בארכיונים: "כל אדם רשאי לעיין בחומר הארכיוני המופקד בגנזך", ומורה כי מגבלות על כלל זה ייקבעו בתקנות.

תקנות העיון

תקנות העיון קובעות הסדרים לעיון בחומר הארכיוני המצוי בארכיון המדינה ובשלוחותיו, הארכיונים הממשלתיים הנוספים. התקנות מגדירות, בין השאר, תקופות של הגבלת העיון בחומרים ארכיוניים לפי סוגיהם ומקורותיהם ("תקופות הגבלה"), כמו גם הסדרים להתרת העיון בחומרים אלה (הליך המכונה "חשיפה") בעת תקופות ההגבלה.

תקופת ההגבלה לכלל החומר הארכיוני היא 15 שנים, שנמנות החל ממועד היווצרות החומר הארכיוני; זוהי ברירת המחדל של תקופות ההגבלה. פרט לכך מונה התוספת הראשונה לתקנות העיון תקופות הגבלה נוספות, בהתאם לסוג החומר ומקורו. תקופות אלה נעות בין 20 שנה (למשל לפרוטוקולים של ישיבות חסויות של ועדות הכנסת) ל-70 שנה (לדוגמה על חומר מודיעיני גולמי, על חומרים של מוסדות ביטחוניים מסוימים שמנויים בתוספת השנייה לתקנות ועוד). תקופות ההגבלה אינן תקופות של חיסוי מלא ואינן מונעות כשלעצמן חשיפתו של חומר ארכיוני המצוי בתקופת ההגבלה, אם מבקש אדם לעיין בו. תקנות העיון מורות כי על בקשה כזו להיבחן לגופה, על פי השיקולים המפורטים בתקנות, ביניהם העניין ההיסטורי, המחקרי והציבורי בחומר שחשיפתו התבקשה, כמו גם משך הזמן שחלף מהיווצרות התיעוד המבוקש ביחס לתקופת ההגבלה שלו.

הנוסח העדכני של תקנות העיון אימץ מחוק חופש המידע, תשנ"ח-1998 את רוחו וחלק לא מבוטל מנהליו (בשינויים קלים): קציבת מועדים למענה לבקשה לעיון בחומר ארכיוני; רשימת האינטרסים הלגיטימיים למניעת העיון בחומרים ארכיונים מסוימים; השיקולים שעל הרשות לשקול בבואה להחליט בבקשה לעיין בחומר וכן החלופות למניעה מוחלטת של עיון בחומר המבוקש. נוסף להפנמת עקרונות מחוק חופש המידע בנוסח העדכני של תקנות העיון, העובדה כי הארכיונים הממשלתיים הם מוסדות ציבוריים שכל תכליתם לשמור על מידע ציבורי ולהעמידו לעיון הציבור, מהווה אף היא ראייה לרלבנטיות של עקרונות חופש המידע לפעולתם של הארכיונים.

תקנות נוספות

תקנות הארכיונים (תנאים לאישור ארכיונים ציבוריים והסדרים לניהולם), תשי"ח-1957 מגדירות את התנאים להכרזה על ארכיון כציבורי, כפי שמנחה סעיף 18(ב) לחוק הארכיונים. להבדיל מארכיונים ממשלתיים, שכולם חלק מארכיון המדינה, הארכיונים המוכרזים ציבוריים הם גופים פרטיים שגנז המדינה מוצא עניין ציבורי במטרותיהם ובמשימותיהם הרשמיות, וקובע כי הם מאפשרים לציבור גישה לחומריהם ברוח תקנות העיון, וכי בסיסם התקציבי והניהולי איתן ומקצועי. התקנות קובעות לארכיונים ציבוריים כאלה סדרי ניהול (ובכלל זה ועדה לתיאום פעולות מנהלי הארכיונים הציבוריים) וכן את סדרי הפיקוח של הגנז עליהם ועל התיעוד המוחזק בהם.

תקנות הארכיונים (מסירת חומר ארכיוני למשמרת), תשי"ח-1958 מסדירות את הליך קבלתו של חומר ארכיוני למשמרת על ידי הגנז, באם התקבל ממוסד ממוסדות המדינה או רשות מקומית, או מגוף או אדם פרטי. התקנות קובעות כי בכל הסכם משמרת בין הגנז לבעליו של חומר פרטי יובהרו כללי הגישה לחומר, השימוש בו והעתקתו.

תקנות הארכיונים (אגרות), תשמ"ב-1982 קובעות את סוגי האגרות המוטלות על מי שמבקש להעתיק תיעוד ארכיוני מסוגים שונים, ולצדן מקנות לגנז את הסמכות לחשב את אגרת ההעתקה של חומר אור-קולי וחומרים מיוחדים אחרים וכן לפטור את המבקשים להעתיק חומר ארכיוני מסוגים מסויימים.

תקנות הארכיונים (ביעור חומר ארכיוני במוסדות המדינה וברשויות המקומיות), תשמ"ו-1986 קובעות סדרי ביעור של תיעוד המצוי בידי המוסדות הממשלתיים. התוספת הראשונה לתקנות אלו מונה מאות סוגי תעודות הנפוצות בפעולותיהם של מוסדות מדינה שונים ("תעודות שגרתיות") ואת פרקי הזמן לשמירתן, שלאחריהם מתירות התקנות לבערן – בפיקוח הגנז ותוך תיעוד הביעור כמפורט בתקנות. התקנות קובעות גם את ההליך לביעור תיעוד מסוג שאינו נכלל ברשימת התעודות השגרתיות, ובכלל זה צורך באישור הגנז לביעור, וכן הליך של הודעה לציבור ואפשרות להגשת התנגדויות לביעור כזה.

תקנות הארכיונים (שמירתם וביעורם של תיקי בתי משפט ובתי-דין דתיים), תשמ"ו-1986 קובעות סדרי ביעור של התיעוד המצוי בידי בתי המשפט ובתי הדין, ובכלל זה חובת ההודעה לציבור והתייעצות עם הגנז בכל ביעור של חומרים כאלה, וכן רשות הציבור להתנגד לביעור. התקנות מגדירות (בתוספת) את משך הזמן שבו יש לשמור כל סוג של חומר מחומרי ערכאות השיפוט לפני שיותר ביעורו. תקופת שמירתם של חלק מהחומרים, בדרך כלל אלה הנוגעים לעבירות חמורות או לענייני אישות ומשפחה, קבועה לצמיתות או למאה שנה.